Specjalista zarządzania dokumentacją

Tag: specjalista

wybrane grupy: zawody ogólne

Planuje, organizuje, i kontroluje proces gromadzenia, przechowywania, archiwizowania oraz udostępniania w organizacjach różnych typów (urzędy administracji publicznej, instytucje i organizacje społeczne, firmy produkcyjne itp.) dokumentacji urzędowej, w tym o wartości historycznej (przedarchiwalnej i archiwalnej), w postaci papierowej i elektronicznej, zgodnie z wymogami prawa archiwalnego; planuje i organizuje prace na wszystkich stanowiskach urzędniczych, w tym czynności kancelaryjne.

Główne zadania:

planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie obiegu dokumentów w organizacji;
projektowanie efektywnych sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych w organizacji;
organizowanie i koordynowanie pracy biura/ kancelarii/ archiwum oraz kontrolowanie czynności kancelaryjnych;
tworzenie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, wykazów akt, zakresów czynności pracowników biura/ kancelarii/ archiwum itp.;
przetwarzanie dokumentacji organizacji, pochodzącej z różnych źródeł (wykonawcy, zespoły projektowe, administracja itp.) oraz ich archiwizacja w dedykowanych temu celowi systemach elektronicznych;
uczestniczenie w projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych (m.in. platformy wymiany dokumentacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);
tworzenie standardów postępowania z dokumentacją archiwalną oraz tworzenie wzorów dokumentów (np. w zakresie porządkowania, przechowywania, udostępniania dokumentacji archiwalnej itp.);
tworzenie i stosowanie systemów ewidencji dokumentów w kancelarii i archiwum bieżącym;
administrowanie odpowiednią cyrkulacją dokumentów w organizacji;
wprowadzanie danych do systemu informatycznego organizacji;
zarządzanie dokumentacja bieżącą (przedarchiwalną), o krótkim okresie przechowywania;
zarządzanie dokumentacją o wartości historycznej (materiały archiwalne);
udzielanie konsultacji oraz opracowywanie ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją przedarchiwalną i archiwalną;
przestrzeganie przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.

Zadania dodatkowe:
prowadzenie działalności szkoleniowej w zakresie zarządzania dokumentacją; zarządzanie zespołem pracowników oraz oceniane ich pracy; uczestniczenie w specjalistycznych szkoleniach i sympozjach.

Udostępnij

« powrót do listy zawodów

źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Reklama - Wykorzystajmy wspólnie nasz potencjał! • Kontakt • Patronat • Praca dla studentów •